Jouw gegevens, en die van je gasten

Verhuren123 verwerkt persoonsgegevens: van jou als eigenaar, en van de mensen die bij jou verblijven. Hieronder staat precies welke, waarom, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn. In gewone taal, zonder juridische mist.

Laatst bijgewerkt op 3 september 2026.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is Fisc@West BV, Albert I-laan 15, 8630 Veurne, ondernemingsnummer BE 0562.845.171. Verhuren123 is een dienst van Fisc@West BV.

Vragen over je gegevens? Mail naar david@fiscatwest.be of bel 058 31 63 18. Je krijgt binnen een maand antwoord.

2. Welke gegevens verwerken we?

Van jou als eigenaar

• Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
• Je btw-nummer en, indien van toepassing, je ondernemingsnummer
• Gegevens over je pand: adres, aankoopdatum, aankoopprijs, btw-status, herzieningstermijn, beroepspercentage
• Je boekingen, kosten, facturen en documenten
• Je betaalgegevens voor het abonnement — verwerkt door onze betaalprovider, wij bewaren zelf geen kaartnummers
• Technische gegevens over je gebruik van het portaal (aanmeldingen, wijzigingen) om te kunnen aantonen wie wat wanneer heeft ingevoerd

Van je gasten

• Reservatienummer, aankomst- en vertrekdatum, aantal personen
• Bedragen: huur, commissie, kosten, verblijfsbelasting
• Naam en adres van de gast enkel wanneer die op een factuur of afrekening staat die jij bij ons inlaadt, of wanneer een factuur wettelijk verplicht is

Wij vragen nooit om identiteitskaartgegevens, geboortedata of nationaliteiten van je gasten. Moet je die bijhouden voor de politie of het toerismedecreet, doe dat dan in het daarvoor bestemde register — niet hier.

3. Waarom verwerken we ze?

We gebruiken je gegevens niet om profielen op te bouwen, we verkopen ze niet, en we sturen je geen commerciële berichten van derden.

4. Hoe lang bewaren we ze?

Langer dan je misschien zou willen — maar dat is niet onze keuze. De fiscale wetgeving legt bewaartermijnen op, en die zijn er net om jóú te beschermen wanneer er jaren later een vraag komt.

5. Wie krijgt ze te zien?

• Jijzelf — je ziet in het portaal alles wat we van je hebben, en je kan het op elk moment in één keer downloaden
• Je accountant bij Fisc@West, gebonden door het beroepsgeheim
• De FOD Financiën, voor wat er in je aangifte en listing staat
• Onze technische dienstverleners, elk voor één afgebakend stuk en uitsluitend in onze opdracht: Railway voor de hosting, Mollie voor de betalingen, OkSign voor de elektronische handtekening, Billit voor het doorgeven van je elektronische facturen over het Peppol-netwerk, en onze mailserver voor de berichten die het portaal verstuurt. Allemaal binnen de Europese Economische Ruimte, en met elk van hen sluiten we een verwerkersovereenkomst

Wat die dienstverleners wél en niet zien, hoort erbij. Mollie ziet je betaalgegevens en wij niet — wij bewaren alleen zijn referenties. Billit vervoert je facturen; de XML zelf blijft daarnaast byte voor byte bij ons, zodat je archief niet aan die keuze vasthangt. OkSign ziet je identiteitsgegevens één keer, bij het tekenen; wij bewaren er geen rijksregisternummer van.

Verder niemand. Geen verhuurplatformen, geen marketingpartijen, geen datahandelaars. Werk je met een verhuurkantoor, dan delen we enkel iets met dat kantoor wanneer jij ons daar uitdrukkelijk om vraagt.

6. Hoe beveiligen we ze?

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) tussen jouw browser en het portaal
• Toegang met persoonlijke inloggegevens; een dossier is enkel zichtbaar voor wie eraan gekoppeld is
• Strikte scheiding tussen dossiers — geen enkele klant ziet gegevens van een ander
• Een spoor van wie welke wijziging aanbracht in je dossier
• Tweefactor voor iedereen die in meer dan één dossier kan kijken
• Regelmatige back-ups, zodat je gegevens niet verloren gaan

Loopt er iets mis in het portaal, dan krijgt onze helpdesk daar automatisch een melding van, met het tijdstip, de pagina en een verzoek-id waarmee we jouw geval terugvinden. Je gegevens zitten daar niet in; een rijksregisternummer wordt zelfs in onze eigen logboeken onleesbaar gemaakt.

7. Wat er ’s nachts gebeurt

Een deel van het werk draait automatisch, zonder dat iemand erop klikt: het ophalen van je binnengekomen elektronische facturen, het uitlezen van je brievenbus, de herinneringen die je zelf instelde, en het opruimen van wat na de bewaartermijnen weg mag. Die automaat bereidt voor en beslist niet — er wordt niets ingediend, goedgekeurd of geïncasseerd wat jij niet zelf in gang zette. Er is dus ook geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor jou.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• Inzage te vragen in wat we van je bijhouden
• Verbetering te vragen van wat niet klopt
• Verwijdering te vragen — behalve wat we wettelijk moeten bewaren
• Beperking van de verwerking te vragen
• Je gegevens over te dragen in een leesbaar formaat
• Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang

Stuur je vraag naar david@fiscatwest.be. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. En je gasten?

Voor de gegevens van je gasten ben jij de verwerkingsverantwoordelijke — jij verzamelt ze en beslist waarvoor je ze gebruikt. Wij verwerken ze in jouw opdracht en handelen daarbij als verwerker. Die afspraken leggen we vast in een verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van je abonnement.

10. Cookies

Deze website gebruikt geen trackingcookies en geen advertentiecookies. In het portaal gebruiken we uitsluitend een technische sessiecookie die nodig is om je aangemeld te houden. Daar is geen toestemming voor vereist, en er wordt niets mee gevolgd buiten onze eigen site.

11. Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en vermelden we de datum bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging brengen we je rechtstreeks op de hoogte.