Btw

Moet je factureren aan je gasten? Meestal niet — maar dan wel dit

Aan particuliere gasten moet je in de regel geen factuur uitreiken. Dat klinkt als minder werk, en dat is het ook — op één voorwaarde: wat je niet factureert, moet je registreren in een <strong>dagontvangstenboek</strong>. Wie geen van beide doet, heeft geen onderbouwing voor zijn aangifte.

Laatst nagekeken tegen de bronnen op 02.08.2026

Wanneer moet je wél factureren?

Je gast is	Factuur verplicht?
Een particulier	Nee — een dagontvangstenboek volstaat
Een Belgische onderneming of btw-plichtige	Ja
Een buitenlandse btw-plichtige	Ja
Een verhuurkantoor dat in eigen naam verhuurt voor jouw rekening	Ja — jij factureert aan het kantoor, voor je eigen tarief

Let op. Reik je vrijwillig toch een factuur uit aan een particulier, dan hoef je dat bedrag niet nog eens in je dagontvangstenboek op te nemen. Dubbel registreren is de klassieke fout bij wie halverwege het seizoen begint te factureren.

Het dagontvangstenboek

Het dagontvangstenboek is een wettelijk verplicht register voor wie ontvangsten int zonder factuur. Je noteert per dag het totaal van je ontvangsten, opgesplitst per btw-tarief.

Elke inschrijving moet gestaafd kunnen worden met verantwoordingsstukken: je boekingsagenda, de afrekeningen van je platform of agentschap, bankuittreksels.

Let op. Die opsplitsing per tarief is bij vakantieverhuur geen formaliteit. Het verblijf staat aan 12 %, maar verkoop je dranken of verhuur je fietsen apart, dan staat dat aan 21 %. Eén globaal bedrag per dag zonder splitsing is niet conform.

Elke dag — ook de dagen zonder gasten

Hier zit het venijn. Een dagontvangstenboek is geen maandelijkse samenvatting die je achteraf opmaakt: de ontvangsten moeten van dag tot dag ingeschreven worden. Niet per week, niet per verblijf, niet wanneer het je uitkomt.

En het gaat verder dan dat. Ook een dag zonder ontvangsten hoort ingeschreven te worden — als nul. Een sluitingsdag, een week zonder boekingen, het hele tussenseizoen: elke dag krijgt zijn regel. Een boek met gaten erin is een boek dat niet volgens de voorschriften gehouden is, ook al klopt elk bedrag dat er wél in staat.

De inschrijving gebeurt dagelijks, per btw-tarief
Dagen zonder ontvangsten schrijf je in als nul
Niet op losse bladen — het boek is vooraf genummerd en wordt per twaalf maanden gehouden
Het boek en de verantwoordingsstukken blijven op de bedrijfszetel, en er is één boek per zetel
Per aangifteperiode gaat het totaal naar het centralisatieboek — dat deel doen wij

Let op. De boete begint bij € 125 per overtreding en loopt bij herhaling op tot in de duizenden euro's. En dat is een boete op de vorm van je registratie: ze staat los van de vraag of je omzet correct is. Je kan dus alles correct aangegeven hebben en toch beboet worden omdat de inschrijvingen niet dag per dag gebeurden. Dit is de laatste jaren voorwerp geweest van gerichte controles.

Daarom raden wij aan: factureer gewoon altijd

Nu je beide kanten kent, wordt de praktische afweging duidelijk — en ze valt anders uit dan je zou denken.

Wat je factureert, hoeft niet in je dagontvangstenboek. Factureer je élk verblijf, dan is er niets meer dat je dagelijks moet inschrijven, en verdwijnt de hele verplichting hierboven: geen genummerd boek, geen nulregels voor lege dagen, geen boete op de vorm.

Bij een vakantiewoning kost dat bovendien nauwelijks moeite. Je hebt per verblijf al een boeking met een naam, een periode en een bedrag — precies de gegevens die een factuur nodig heeft. Een handelaar met tweehonderd klanten per dag kán niet factureren; jij hebt er hooguit een paar per week.

Een factuur maken is één handeling per verblijf. Een dagontvangstenboek is één handeling per dag, driehonderdvijfenzestig keer per jaar, ook wanneer er niemand is.

Let op. Eén valstrik bij de omschakeling: doe je het halverwege het seizoen, dan mag je het gefactureerde bedrag niet nog eens in je dagontvangsten laten staan. Dubbel registreren is de klassieke fout — kies een datum en trek de lijn.

Wat op een factuur moet staan

Reik je wel een factuur uit, dan moet ze de wettelijke vermeldingen dragen. Ontbreken die, dan riskeert je klant dat zijn aftrek geweigerd wordt — en riskeer jij een boete per stuk.

Datum en een opeenvolgend nummer
Jouw naam, adres en btw-nummer
Naam, adres en btw-nummer van de klant
Een duidelijke omschrijving van het verblijf, met de periode
Het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag
De vervaldatum en, waar van toepassing, de reden van vrijstelling of verlegging

Let op. Verhuur je via een commissionair, dan hoort op het gastdocument bovendien de vermelding dat de tussenpersoon in eigen naam maar voor rekening van de eigenaar handelt. Zie Verhuren via een agentschap.

Wat wij ervan overnemen

Verhuren123 bouwt je dagontvangsten op uit je boekingen: per dag, per pand en per tarief, met het reservatienummer als verantwoording. Facturen die je wél uitreikt, komen er los naast te staan, zodat er niets dubbel meetelt.

Kort samengevat

Moet ik een factuur maken voor elke gast?

Nee. Aan particulieren hoeft dat niet; dan volstaat een correct bijgehouden dagontvangstenboek. Aan ondernemingen wel.

Wat moet er in mijn dagontvangstenboek staan?

Per dag het totaal van je ontvangsten, opgesplitst per btw-tarief, met verantwoordingsstukken zoals je boekingsagenda en platformafrekeningen.

Moet ik een vrijwillige factuur ook in mijn dagontvangstenboek zetten?

Nee, dan zou je het bedrag dubbel registreren.

Bronnen

Art. 53 §2 W.Btw — verplichting tot uitreiking van een factuur
Art. 14 en 15 KB nr. 1 — dagboek van ontvangsten en verantwoordingsstukken
Art. 5 KB nr. 1 — verplichte vermeldingen op de factuur
KB nr. 1 van 29.12.1992, zoals gewijzigd met ingang van 01.04.2002 — vorm en bijhouden van het dagboek van ontvangsten
Art. 70 §4 W.Btw en KB nr. 44 — administratieve geldboeten; minimaal € 125 per overtreding, oplopend bij herhaling
Fisc@West, informatienota “Dagontvangsten” voor ondernemers (naar aanleiding van de gerichte controles op de inschrijvingen)

Deze uitleg is algemeen en houdt geen rekening met jouw situatie. Belgische btw-regels wijzigen jaarlijks — laat je opzet nakijken voor je erop rekent.

Zit je met een vraag over je eigen pand?

Bel gerust. Advies zit in je abonnement — en als je nog geen klant bent, kijken we je situatie even mee door.

Start je dossier 058 31 63 18